FAQ organisateur.trice.s

FOIRE AUX QUESTIONS DESTINÉE AUX ORGANISATEUR.TRICE.S D'ÉVÉNEMENT

Le Club Soda n’est pas producteur d’événements ou de spectacles, mais bien locateur de salle. Il ne sert à rien de contacter le personnel de la programmation afin de solliciter une participation financière à tout projet, pour acheter un spectacle ou produire un artiste.
Le Club Soda a une capacité de 950 personnes debout et 450 personnes assises. Plusieurs formules intermédiaires existent, qu’il s’agisse de rétracter le balcon ou d’installer quelques tables hautes pour un cocktail. Contactez-nous pour en connaître davantage!
Le Club Soda est une salle de spectacle professionnelle. Nous ouvrons nos portes lorsqu’un événement s’y tient, il est impossible de n’en louer qu’une partie pour un prix réduit. Nous louons la salle au complet avec tous les services qui y sont reliés (bar, vestiaire, billetterie, ménage, éclairage, sonorisation etc.).
Sauf exception, les personnes mineures sont admises dans la salle. L’information est affichée clairement (18+ ou admission générale) sur notre site et sur la page d’achat. Il pourrait arriver qu’on demande des cartes d’identité pour acheter de l’alcool. Par ailleurs, toute personnes mineures surpris à consommer de l’alcool sera immédiatement expulsé.e de la salle de spectacle.
Oui, une partie du Club Soda est adaptée pour les personnes à mobilité réduite. Les places disponibles pour les fauteuils roulants sont limitées. Nous conseillons aux personnes à mobilité réduite d’arriver 15 minutes avant l’ouverture des portes afin de pouvoir accéder à la salle en premier. Vous pouvez également nous contacter au info@clubsoda.ca afin de nous aviser de votre situation. Il y a une toilette pour personnes à mobilité réduite à côté de la billetterie.
Il faut nous contacter ! Nous vous poserons des questions pour déterminer vos besoins et regarder les disponibilités avec vous. Que vous soyez un individu majeur ou une entreprise, vous pourrez signer le contrat de location. Si vous êtes un regroupement ou une coproduction, nous signerons le contrat de location avec une seule entité. Vos numéros de taxes (TPS et TVQ) sont utilisés lorsqu’il y a billetterie, mais il n’est pas nécessaire d’en avoir pour produire un spectacle.
Lorsque vous louez le Club Soda, il mettra à votre disposition les services suivants si le besoin est présent : services de bar, de billetterie, de vestiaire (en saison), le ménage, l’électricité, la ventilation, la mise en place de nos tables, etc. Ces services et ces installations sont inclus dans la location, vous n’avez pas à payer de supplément.
La mise en vente de l’événement est conditionnelle à la signature du contrat. Après la signature de celui-ci, vous recevrez un formulaire à remplir en vue de la programmation des billets. Faites bien attention à ce que vous écrivez, les fautes seront inscrites telles quelles. Ce formulaire doit être retourné un minimum de 72 heure ouvrable avant la date de mise en vente souhaitée. Avant de mettre votre événement en vente, vous aurez à approuver par courriel les spécimens de billets afin de s’assurer qu’aucune erreur (texte ou tarif) ne s’y serait glissée. La vente pourra débuter lorsque vous aurez approuvé ces spécimens. Dans ce même courriel, vous retrouverez les liens qui serviront au public pour se procurer leurs billets sur le web : ce sont les seuls liens autorisés pour la vente en ligne.
Vous ne pourrez pas accéder à la programmation de votre événement pour suivre les ventes en temps réel. Vous pouvez toutefois faire la demande pour que des rapports de ventes vous soit envoyés. L’envoi de ces rapports peut être programmé à toute heure du jour ou de la nuit, 7 jours sur 7. Vous n’avez qu’à inscrire vos préférences à l’endroit indiqué sur le formulaire de billetterie.
Le billet consigne est destiné à la vente main à main ou pour dépôt en magasin. Il n’est pas permis de vendre des billets via un site transactionnel autre que le nôtre. Les frais de service sont de 3,00$ pour les 100 premiers billets consigne, et seront à discuter pour l’excédent. Ces frais de service sont payables sur réception des billets en argent comptant ou par débit. Nous vous rembourserons les billets non-vendus seulement si vous les rapportez à la billetterie du Club Soda au maximum le soir de votre événement. Si vous ne voulez que des billets consignes, nous avons une formule adaptée pour vous! Contactez-nous pour plus de détails.
Nous offrons un service de billetterie complet avec la plateforme lepointdevente.com, un.e préposé.e au Club Soda selon nos heures d’ouvertures, un site web transactionnel fiable, l’impression des billets, etc. Nous vous fournissons tous les services requis pour une billetterie régulière. Si le contexte particulier de votre événement vous incite à vendre des billets sur un autre site transactionnel que le nôtre, veuillez en discuter avec notre équipe pour confirmer si cela est possible ou non.
Il y a des frais d’impression calculés pour chaque billet imprimé. Ils vous seront chargés sur le règlement final selon le nombre total de billets imprimés. Vérifiez bien les erreurs AVANT d’approuver l’impression. Les frais de service sont chargés au client.e qui achète le billet. Ils sont ajoutés en sus du prix du billet. Ces frais varient entre 2,75$ et 9,64$ selon la méthode d’achat et le prix du billet. Nous n’avons pas comme politique de faire un tarif unifié pour les billets. Le.la client.e doit avoir le choix selon la méthode pour laquelle iel optera. Les frais d’utilisation des cartes de crédit sont calculés sur les ventes bruts effectuées par Visa, MasterCard ou American Express et représentent 4% de ce montant.
Le Club Soda ne possède pas son propre stationnement pour y garer les véhicules de production. Vous pourrez vous rendre aux stationnements payants du complexe Desjardins (délimité par les rues Saint-Urbain, Jeanne-Mance, Sainte-Catherine et le boulevard René-Lévesque) ou de l’UQAM (accès par la rue Sanguinet, au sud de Maisonneuve).
En aucun cas, la pyrotechnie ou les flammes ne sont permises. Pour tout autre effet spécial tel que les confettis, la nourriture, les ballons et tout items irréguliers, l’approbation de la direction technique est obligatoire. Ces demandes peuvent être refusées et des frais de ménage peuvent être ajoutés au règlement final de votre événement.
Nous sommes habitués à recevoir les décors les plus extravagants … à condition que les normes soient respectées! Tous les éléments de scénographie (décor, bannière) doivent être ignifugés. Tous ces éléments doivent être discutés avec la direction technique l au minimum une semaine AVANT l’événement.
Votre heure d’arrivée doit être confirmée avec la direction technique qui sera présente sur place le jour de l’événement. Nous ne laissons personne sans surveillance dans la salle, c’est une question de sécurité! La salle est à votre disposition pour le montage à compter de 8h le matin et l’événement doit finir au maximum à 3h dans la nuit qui suit.
Nous n’imposons pas de traiteur, vous pouvez utiliser celui qui vous convient. Nous ne demandons pas de redevance. Nous pouvons accommoder l’équipe avec un accès à un local équipé d’un évier et d’un frigo. Les traiteur.es installent souvent leur matériel dans la salle commune des loges.
Les agent.es de sécurité de DANS LA FOULE sont accrédités par le Bureau de la sécurité privée et iels connaissent la salle de fond en comble. Iels veilleront au bon fonctionnement et à la sécurité du public de même qu’à une entrée fluide en salle.
Peu importe la situation, la présence de nos technicien.ne.s est essentielle. Iels connaissent de fond en comble la salle et sauront vous aider à réaliser avec succès les productions les plus simples comme les plus singulières. Si vous avez déjà un.e sonorisateur.trice ou un.e éclairagiste, notre équipe sera prête à les accueillir. Le.a Directeur.trice technique (DT) est votre contact en ce qui a trait au spectacle, au montage, à l’exécution et au démontage. Le.a DT DOIT être sur place au moment où vous le serez. Vous devrez fournir à l’avance les fiches techniques des groupes. Le.a Chef électrique supervisera tous les branchements électriques et opérera la console d’éclairage au besoin. Iel sera informé par le.a DT, mais vous pouvez le.a contacter pour discuter des détails entourant l’éclairage et l’ambiance de la salle.
Le Club Soda possède un permis d’alcool de type amphithéâtre. Nous avons les réfrigérateurs, les bars, les petites caisses et tout le matériel nécessaire. Ceci vous assure un service de bar professionnel et de bonne qualité. Cependant, l’alcool acheté par le Club Soda est le seul qui peut être consommé, vous ne pouvez pas installer votre système en parallèle au nôtre.
Nous avons l’habitude d’honorer les commandites d’alcool sauf lorsqu’une demande se situe hors des normes. Toutefois, le tout doit être discuté au moins un mois avant la date de votre événement, avec la gérance de la salle. Veuillez noter que la commandite ne doit pas provenir d’une épicerie ou d’un dépanneur.
Le vestiaire est obligatoire en saison, c’est-à-dire entre les mois d’octobre et mai selon la température. Le coût du vestiaire est de 3,00$ par manteau et peut être assumé par les client.es ou par vous.
Pour afficher votre événement sur notre site web, vous devez nous faire parvenir les informations suivantes : • Une description de votre événement en français • Une description de votre événement en anglais • Une image pertinente haute résolution en format 1152x648 pixels. • Tous les liens pertinents (artiste ou événement) vers la page web et les médias sociaux (Facebook, Instagram, Bandcamp, Twitter, etc.). Tous les événements avec vente de billets apparaissent sur notre site web et sont affichés le jour du spectacle sur notre marquise. Les événements sans vente de billets seront affichés sur demande.
Nous demandons à tous les locataires du Club Soda d’être muni d’une assurance responsabilité civile valide couvrant jusqu’à un million de dollars. Les locataires sont responsables des dommages physiques ou matériels qui pourraient survenir pendant leur location. Deux choix s’offrent à vous : (a) vous avez déjà votre assurance et vous nous envoyez une copie de votre certificat d’assurance ou (b) vous contractez celle offert par le Club Soda.
Un montant correspondant au montant du loyer plus taxes doit être effectué à la signature du contrat. Celui-ci doit être fait par virement, nos informations bancaires vous serons transmis avec le contrat de location. Si les recettes provenant de la billetterie ne couvrent pas l’estimation des frais totaux, un second dépôt couvrant cette balance vous sera demandé 5 jours ouvrables avant l’événement. Suite à l’événement un règlement (ou facture finale) vous sera envoyé. C’est à ce moment que vous saurez si vous nous devez de l’argent ou si vous recevrez un paiement de notre part.