Foire aux questions destinée aux organisateurs
À qui faire parvenir mes œuvres ou mes démos? À qui faire parvenir ma proposition de spectacle ou de co-production?
Le Club Soda n’est pas producteur d’événements ou de spectacles, mais bien locateur de salle. Il ne sert à rien de contacter le personnel de programmation afin de solliciter une participation financière à tout projet, pour acheter un spectacle ou produire un artiste.
Quelle est la capacité de la salle?
Le Club Soda a une capacité de 900 personnes debout ou 530 personnes assises. Plusieurs formules intermédiaires existent, qu’il s’agisse de rétracter le balcon ou d’installer quelques tables hautes pour un cocktail. Contactez-nous pour en connaître davantage!
J’aimerais louer juste une partie du Club Soda pour un party avec des amis, qui dois-je contacter?
Le Club Soda est une salle de spectacle professionnelle. Nous ouvrons nos portes lorsqu’un événement s’y tient, il est impossible de n’en louer qu’une partie pour un prix réduit, nous louons la salle au complet avec tous les services qui y sont reliés (bar, vestiaire, billetterie, ménage, éclairage, sonorisation, etc.).
Peut-on voir un plan de sièges?
Le Club Soda est habituellement une salle "admission générale", premiers arrivés, premiers servis. Si vous désirez promettre des tables à vos clients, nous avons un système de réservation de tables suivant ce plan. Des frais sont associés à ce service, veuillez nous contacter pour obtenir plus de détails.
Les spectacles présentés dans votre salle sont-ils réservés aux 18 ans et plus?
Sauf exception, les mineurs sont admis dans la salle. L’information est affichée clairement (18+ ou admission générale) sur notre site lorsque les mineurs ne sont pas admis. Il pourrait arriver qu'on demande des cartes d'identité pour acheter de l'alcool. Par ailleurs, tout mineur surpris à consommer de l'alcool sera immédiatement expulsé de la salle de spectacle.
La salle est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite?
Oui. Une partie du Club Soda est située au niveau de la rue. Nous conseillons aux personnes à mobilité réduite d’arriver 15 minutes avant l’ouverture des portes afin de pouvoir accéder à la salle en premier. Il y a une toilette pour personnes à mobilité réduite à côté de la billetterie.
Je veux louer le Club Soda pour un événement, quelles sont les étapes à suivre?
Il faut nous contacter ! Nous vous poserons des questions pour déterminer vos besoins et regarder les disponibilités avec vous.
Que vous soyez un individu majeur ou une entreprise, vous pourrez signer le contrat de location. Si vous êtes un regroupement ou une coproduction, nous signerons le contrat de location avec une seule entité. Vos numéros de taxes (TPS et TVQ) sont utilisés lorsqu’il y a billetterie, mais il n’est pas nécessaire d’en avoir pour produire un spectacle.
Qu’est-ce qui est inclus dans la location de la salle?
Lorsque vous louez le Club Soda, il mettra à votre disposition les services suivants si le besoin est présent : services de bar, de billetterie, de vestiaire (en saison), le ménage, l’électricité, la ventilation, la mise en place de nos tables, etc. Ces services et ces installations sont inclus dans la location, vous n’avez pas à payer de supplément.
Quelles sont les étapes pour la mise en vente des billets?
Sitôt votre événement confirmé, vous recevrez un formulaire à remplir en vue de la programmation des billets. Faites bien attention à ce que vous écrivez, les fautes seront inscrites telles quelles! Ce formulaire doit être retourné un minimum de 48 heures ouvrables avant la date de mise en vente souhaitée.
Avant de mettre votre événement en vente, vous aurez à approuver par courriel les spécimens de billets afin de s’assurer qu’aucune erreur (texte ou tarif) ne s’y serait glissée. La vente pourra débuter lorsque vous aurez approuvé ces spécimens. Dans ce même courriel, vous retrouverez les liens qui serviront au public pour se procurer leurs billets sur le web : ce sont les seuls liens autorisés pour la vente en ligne.
Est-ce que je saurai en temps réel combien de billets ont été vendus pour mon événement?
Par défaut, un rapport de vente vous est acheminé chaque matin à 9h par courriel à partir du lendemain de la mise en vente. Si vous préférez avoir un code d’accès pour consulter les ventes en temps réel, vous pouvez en faire la demande à la direction de la billetterie qui vous fera parvenir les instructions et les codes d’accès.
Qu’est-ce qu’un «billet consigne»?
Le billet consigne est destiné à la vente main à main ou pour dépôt en magasin. Il n’est pas permis de vendre des billets via un site transactionnel autre que le nôtre. Les frais de service sont de 1,00$ pour les 100 premiers billets consigne et 2,00$ à partir du 101e billet consigne. Ces frais de service sont payables sur réception des billets en argent comptant, en chèque ou par débit. Nous vous rembourserons les billets non-vendus seulement si vous les rapportez à la billetterie du Club Soda au maximum le soir de l’événement.
Si vous ne voulez que des billets consignes, nous avons une formule adaptée pour vous! Contactez-nous pour plus de détails.
Est-ce que je peux vendre mes billets via un autre site transactionnel (ex. Paypal)?
Nous offrons un service de billetterie complet avec un préposé au Club Soda sur les heures d’ouverture et pendant votre événement, une centrale téléphonique, un site web transactionnel fiable, les relations avec La Vitrine culturelle, l’impression des billets, etc. Nous vous fournissons tous les services requis pour une billetterie régulière. Si le contexte particulier de votre événement vous incite à vendre des billets sur un autre site transactionnel que le nôtre, veuillez contacter la direction de la billetterie pour confirmer si cela est possible ou non.
Quels sont les frais reliés au service de billetterie?
Il y a des frais d’impression calculés pour chaque billet imprimé. Ils vous seront chargés sur le règlement final selon le nombre total de billets imprimés. Vérifiez bien les erreurs AVANT d’approuver l’impression!
Les frais de service sont chargés au client qui achète le billet. Ils sont ajoutés en sus du prix du billet. Ces frais varient entre 1$ et 4,25$ selon la méthode d’achat et le prix du billet. Vous voulez un prix de billet à 30$ peu importe le mode d’achat (web, comptoir)? Nous n’avons pas comme politique de faire un tarif unifié pour les billets. Nous croyons que le client doit avoir le choix selon la méthode pour laquelle il optera.
Les frais d’utilisation des cartes de crédit sont calculés sur les ventes nettes effectuées par Visa, MasterCard ou American Express et représentent 4% de ce montant.
À quel endroit pouvons-nous stationner nos véhicules de production?
Le Club Soda ne possède pas son propre stationnement pour y garer les véhicules de production. Vous pourrez vous rendre aux stationnements payants du complexe Desjardins (délimité par les rues Saint-Urbain, Jeanne-Mance, Sainte-Catherine et le boulevard René-Lévesque) ou de l’UQÀM (accès par la rue Sanguinet, au sud de Maisonneuve).
Est-ce que le Club Soda accepte les cracheurs de feu et la pyrotechnie?
Les effets de flammes, jeux de feu et la pyrotechnie sont approuvés dans certains cas exceptionnels. Vous devez obtenir l’approbation écrite de la direction du Club Soda et un permis du Service de sécurité incendie de Montréal. Les manipulateurs de ces effets doivent détenir la certification requise par la loi.
J’ai des éléments de décor à installer, y a-t-il une procédure à suivre?
Nous sommes habitués à recevoir les décors les plus extravagants… à condition que les normes soient respectées! Tous les éléments de scénographie (décor, bannière) doivent être ignifugés.
Vous pouvez aussi accrocher vos décors et votre équipement acrobatique au plafond, si le directeur technique a approuvé votre demande avant l’événement. Tous ces éléments doivent être discutés avec la direction technique AVANT l’événement.
À partir de quelle heure puis-je prendre possession de la salle?
Votre heure d’arrivée doit être confirmée avec la direction technique qui sera présente sur place à ce moment. Nous ne laissons personne sans surveillance dans la salle, c’est une question de sécurité! La salle est à votre disposition pour le montage à compter de 8h le matin et l’événement doit finir au maximum à 3h dans la nuit qui suit.
J’aimerais avoir un service traiteur, est-ce que vous imposez une entreprise? Demandez-vous une redevance?
Nous n’imposons pas de traiteur, vous pouvez utiliser celui qui vous convient. Nous ne demandons pas de redevance. Nous pouvons accommoder l’équipe avec un accès à un local équipé d’un évier et d’un frigo. Les traiteurs installent souvent leur matériel dans la salle commune des loges.
Est-ce que je peux faire appel à la compagnie de sécurité de mon choix?
Les agents de sécurité de MAXIMUM SÉCURITÉ sont accrédités par le Bureau de la sécurité privée et ils connaissent la salle de fond en comble. Ils veilleront au bon fonctionnement et à la sécurité du public de même qu’à une entrée fluide en salle.
Si vous avez déjà une équipe de sécurité, elle s’ajoutera à notre équipe déjà en place.
Est-ce que je suis obligé d’engager vos techniciens de scène?
Peu importe la situation, la présence de NOS techniciens est essentielle. Ils connaissent de fond en comble la salle et sauront vous aider à réaliser avec succès les productions les plus simples comme les plus extravagantes! Si vous avez déjà un sonorisateur ou un éclairagiste, notre équipe sera prête à les accueillir.
Le Directeur technique (DT) est votre contact en ce qui a trait au spectacle, au montage, à l’exécution et au démontage. Le DT doit être sur place au moment où vous le serez – nous ne laissons entrer personne dans la salle sans surveillance. De préférence, il recevra à l’avance les fiches techniques des groupes. Le Chef électrique supervisera tous les branchements électriques et opérera la console d’éclairage au besoin. Il sera informé par le DT, mais vous pouvez le contacter pour discuter des détails entourant l’éclairage et l’ambiance de la salle.
L’opérateur supplémentaire est essentiel lorsqu’il y a prestation d’un groupe de musique pour s’assurer que les retours de son soient adéquats. Le machiniste est nécessaire lorsqu’un montage/démontage est imposant. Il peut également agir en tant qu’opérateur de projecteur de poursuite (follow spot), si besoin est.
J’aimerais financer mon événement en vendant de l’alcool. Est-ce qu’il y a une procédure particulière?
Le Club Soda possède un permis d’alcool de type amphithéâtre. Nous avons les réfrigérateurs, les bars, les petites caisses et tout le matériel nécessaire. Ceci vous assure un service de bar professionnel et de bonne qualité. Cependant, l’alcool acheté par le Club Soda est le seul qui peut être consommé, vous ne pouvez pas installer votre système en parallèle au nôtre.
Je suis sur le point d’obtenir une importante commandite d’alcool pour mon événement, qu’est-ce que je dois savoir avant de confirmer cette commandite?
Nous avons l’habitude d’honorer les commandites d’alcool sauf lorsqu’une demande se situe en dehors des normes. Toutefois, le tout doit être discuté à l’avance avec la gérance de salle. Veuillez noter que la commandite ne doit pas provenir d’une épicerie ou d’un dépanneur.
Est-ce que le vestiaire est obligatoire pour les clients?
Le vestiaire est obligatoire en saison, c’est-à-dire entre les mois d’octobre et de mai selon la température. Le coût du vestiaire peut être assumé par les clients ou par vous.
Est-ce que mon événement va apparaître sur votre site web?
Pour afficher votre événement sur notre site web, vous devez nous faire parvenir les informations suivantes :
- une description de votre événement en français
- une description de votre événement en anglais
- une image pertinente haute résolution (photo de presse)
- tous les liens pertinents (artiste ou événement) vers la page web et les médias sociaux (Facebook, Instagram, BandCamp, Twitter, etc)
Tous les événements avec vente de billets apparaissent sur notre site web et sont affichés le jour du spectacle sur notre marquise. Les événements sans vente de billets seront affichés sur demande.
Qu’est-ce que l’assurance responsabilité civile que vous me proposez?
Nous demandons à tous les locataires du Club Soda d’être muni d’une assurance responsabilité civile valide couvrant jusqu’à un million de dollars. Les locataires sont responsables des dommages physiques ou matériels qui pourraient survenir pendant leur location. Deux choix s’offrent à vous : (a) vous avez déjà votre assurance et vous nous envoyez une copie de votre certificat d’assurance ou (b) vous contractez celle offerte par le Club Soda.
Est-ce qu’un dépôt est nécessaire?
Un dépôt correspondant au montant du loyer plus taxes doit être effectué à la signature du contrat. Celui-ci doit être fait en argent comptant ou par chèque au nom de Productions Gamago.
Si les recettes provenant de la billetterie ne couvrent pas l’estimation des frais totaux, un second dépôt couvrant cette balance vous sera demandé 5 jours ouvrables avant l’événement.
Suite à l’événement, un règlement (ou facture finale) vous sera envoyé. C’est à ce moment que vous saurez si vous nous devez de l’argent ou si vous recevrez un chèque de notre part.